Asistent/ka vedení společnosti v Moravská Ostrava, Česko

O nás

Hledáme pečlivého, spolehlivého a organizačně zdatného člověka, který bude poskytovat administrativní a koordinační podporu řediteli odboru compliance a kybernetické bezpečnosti, který je zároveň zástupcem ředitele organizace a manažerem kybernetické bezpečnosti pro organizaci a příspěvkové organizace. Pozice je vhodná pro člověka, který má rád pořádek v dokumentech, termínech, úkolech a komunikaci. Nehledáme pouze klasickou asistenta/ku vedení, ale člověka, který dokáže pomoci udržet administrativní, organizační a procesní kázeň v agendě, která zahrnuje interní compliance, externí compliance, kybernetickou bezpečnost, řízení dokumentace, schůzky, zápisy, úkoly a komunikaci s více subjekty.

Náplň práce:

• Administrativní a organizační podpora ředitele a vedoucího odboru compliance a kybernetické bezpečnosti.
• Správa kalendáře, organizace schůzek, příprava podkladů a koordinace termínů.
• Příprava, kompletace a evidence dokumentů, zápisů, stanovisek, výstupů a úkolů.
• Vedení přehledu rozpracovaných úkolů, termínů, odpovědných osob a stavu plnění.
• Příprava zápisů z porad, jednání a pracovních schůzek.
• Evidence a třídění dokumentace související s compliance, interní kontrolou, kybernetickou bezpečností a činností odboru.
• Komunikace s interními útvary organizace, příspěvkovými organizacemi, krajem a dalšími partnery podle pokynů nadřízeného.
• Podpora při přípravě podkladů pro vedení organizace, statutární orgány, kontrolní orgány a další interní či externí subjekty.
• Hlídání termínů vyplývajících z úkolů, porad, kontrol, auditů, interních předpisů nebo projektových aktivit.
• Administrativní podpora při přípravě školení, workshopů, metodických setkání a pracovních jednání.
• Pomoc s tvorbou jednoduchých přehledů, tabulek, seznamů a podkladů v Microsoft Office.
• Práce s interními systémy organizace, sdílenými úložišti a evidencemi.

Co od Vás očekáváme:

Co od kandidáta očekáváme

• Výborné organizační schopnosti a schopnost udržet pořádek ve více souběžných agendách.
• Pečlivost, samostatnost, spolehlivost a důslednost při práci s dokumenty a termíny.
• Dobrou znalost práce s Microsoft Office, zejména Word, Excel, Outlook a Teams.
• Schopnost připravit srozumitelný zápis z jednání, shrnutí úkolů a jednoduchý přehled stavu plnění.
• Dobré komunikační schopnosti v písemné i ústní formě.
• Schopnost jednat diskrétně, profesionálně a s respektem k důvěrným informacím.
• Odolnost vůči změnám, schopnost pracovat v prostředí, kde se řeší více témat současně.
• Praktické myšlení a schopnost připomenout, zorganizovat, dohledat, připravit a dotáhnout administrativní úkoly.
• Zájem o oblast veřejné správy, compliance, interní kontroly, kybernetické bezpečnosti nebo řízení rizik.

Výhodou bude

Praxe na administrativní, koordinační nebo asistentské pozici.
Zkušenost z veřejné správy, příspěvkové organizace, bezpečnostní oblasti, auditu, compliance, právního prostředí nebo ICT prostředí.
Zkušenost se spisovou službou, vedením evidencí, přípravou podkladů pro porady nebo práci s interní dokumentací.
Znalost základních principů řízení úkolů, evidence rizik, interních procesů nebo kontrolních mechanismů.
Řidičský průkaz skupiny B podmínkou.

Osobnostní předpoklady

Hledáme člověka, který je systematický, praktický a nenechá věci zapadnout. Důležitá je schopnost vnést řád do pracovního dne vedoucího pracovníka, který se věnuje odborně náročným oblastem, ale potřebuje silnou administrativní oporu v organizaci, termínech, zápisech, dokumentech a návazných úkolech. Ideální kandidát nebo kandidátka by měl být klidný, důsledný a přiměřeně asertivní člověk, který se nebojí připomenout termín, vyžádat podklady, dotáhnout zápis nebo upozornit na nesplněný úkol. Současně musí umět zachovat diskrétnost, profesionalitu a loajalitu vůči organizaci. Součástí přihlášky musí být strukturovaný motivační dopis v rozsahu přibližně 1–2 normostrany. Motivační dopis by neměl být pouze obecným popisem zájmu o pracovní místo. Uchazeč/ka by v něm měl/a konkrétně popsat své dosavadní zkušenosti, pracovní situace a osobní předpoklady, ze kterých bude zřejmé, proč se na tuto pozici hodí.

V motivačním dopise prosím uveďte zejména

Proč Vás tato pozice zaujala a proč se domníváte, že jste pro ni vhodným kandidátem.
Jaké máte zkušenosti s administrativní, organizační nebo koordinační podporou vedoucího pracovníka, týmu nebo odborného útvaru.
Zda jste již někdy vedl/a evidenci úkolů, hlídal/a termíny, připravoval/a zápisy z jednání, organizoval/a schůzky nebo koordinoval/a podklady od více osob.
Popište konkrétní situaci, kdy jste musel/a vnést pořádek do nepřehledné agendy, dokumentů, termínů nebo komunikace.
Popište konkrétní situaci, kdy jste musel/a připomenout nesplněný úkol, vyžádat podklady nebo upozornit na blížící se termín, a to i vůči osobě ve vyšší pracovní pozici.
Popište, jakým způsobem si organizujete vlastní práci, úkoly, priority a termíny.
Uveďte, s jakými nástroji běžně pracujete, například Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams, sdílená úložiště, spisová služba, evidence úkolů nebo jiné interní systémy.
Popište své zkušenosti s prací s důvěrnými, citlivými nebo interními informacemi.
Uveďte, zda máte zkušenost z prostředí veřejné správy, příspěvkových organizací, compliance, auditu, práva, interní kontroly, bezpečnosti, IT nebo kybernetické bezpečnosti.
Popište, jak reagujete na situace, kdy nadřízený nebo tým pracuje ve vysokém tempu, mění priority nebo není administrativně důsledný.
Uveďte, co považujete za své nejsilnější stránky pro tuto pozici a v čem byste se naopak chtěl/a dále rozvíjet.

V motivačním dopise odpovězte také na tuto otázku:

„Představte si, že podporujete odborného vedoucího pracovníka, který řeší právní, compliance, auditní a bezpečnostní témata, má vysoké odborné nároky, ale potřebuje výraznou podporu v administrativě, termínech, zápisech a dotahování úkolů. Jak byste si nastavili spolupráci, aby agenda fungovala přehledně, spolehlivě a bez zbytečných prodlev?“

Účel motivačního dopisu bude sloužit nejen k posouzení motivace uchazeče/ky, ale také k ověření schopnosti písemného projevu, strukturovaného uvažování, praktického přístupu k organizaci práce a schopnosti popsat vlastní zkušenosti na konkrétních příkladech.

Upřednostníme uchazeče, kteří dokážou uvést konkrétní příklady z praxe, nikoliv pouze obecná tvrzení. Přihlášky bez strukturovaného motivačního dopisu nemusí být zařazeny do dalšího kola výběrového řízení.